Der er vel næppe dem, der ikke gerne vil udrette mere i løbet af arbejdsdagen. Af og til kan man dog have brug for et spark bagi og blive mindet om, hvordan man rent faktisk kommer hen over stepperne. Kan du genkende dig selv i beskrivelsen? Godt! Så vil du kunne bruge disse 5 tips og råd til, hvordan du bliver mere produktiv på jobbet.

“Spis altid morgenmad” og “træn, inden du tager på arbejde”. Det er to af de klassiske tips til, hvordan du bliver mere produktiv i løbet af dagen, og ja ja, vi ved jo godt, at de fungerer. Vi ved dog også begge, at disse tips kan være ret svære at tage til sig, og desuden kræver de, at man inddrager noget af sin fritid.

Så hvad kan du de facto gøre jobbet for at blive mere produktiv? Her får du 5 metoder:

1. Sig “nej” lidt oftere

Siger du (typisk) ja til alt, bliver du ikke bare stresset, men får også en masse unødige opgaver på halsen, som i virkeligheden ikke giver det store resultat. Det lyder jo temmelig uproduktivt.

At sige nej, når nogen beder dig om en tjeneste, kan dog være lettere sagt end gjort. Når du vil skærpe dit fokus, bør du dog tænke på 80/20-reglen (der kan overføres på andet end kundepleje). Ca. 80% af det, du gør, står for 20% af resultatet… Det gælder således om at prioritere de 20%, som står for 80% af resultatet! Sig derfor nej til de opgaver, som enten giver små eller slet ingen resultater – og du kan roligt gøre det med god samvittighed.

Tip! Det er lettere at sige nej, hvis du kan se i kalenderen, at din to do-liste allerede er fyldt op… Så strukturér din tid i et eller andet system eller værktøj, som giver dig overblikket!

2. Automatisér de tilbagevendende opgaver

Det er lidt af en tidsrøver, hvis man skal gøre de samme ting igen og igen, og det kan være helt nytteløst. Her tænker vi selvfølgelig ikke på dig, der arbejder inden for skole- eller plejesektoren, men derimod dig, der sidder på kontor. Du kan kort og godt vinde meget på at automatisere de opgaver, du skal klare regelmæssigt.

Det er imidlertid nemt at havne i en ond cirkel. “Jeg ved det godt, men jeg har bare ikke tid lige nu, men skal nok kigge på det senere…” Det er sådan, mange tænker, hvorefter de fortsætter med at klare opgaverne manuelt. Tag dog et lille kig på dette billede og få det fikset – det betaler sig i det lange løb!

3. Begynd med en hurtig opgave…

Det er en herlig følelse at kunne krydse en færdig opgave af på listen, ligesom det virker motiverende. Gør det til en rutine – begynd hver dag med en lille og enkel opgave, som du hurtigt kan klare. Det igangsætter en positiv spiral, og du bliver i mange tilfælde langt mere produktiv resten af dagen. Hep!

4… og fortsæt med det, der er vigtigt OG haster

Når du har fået det første og hurtige boost (punkt 3), er det tid til at se på de opgaver, der ligger i toppen af to do-listen. Det er sandsynligvis de opgaver, der er både vigtige, og som haster. De opgaver, som er vigtige, men ikke behøves at blive klaret i en ruf, kan lægges ind senere i programmet. De opgaver, som haster, men ikke er vigtige for netop dit område, kan uddelegeres. Følg blot Eisenhowers fire prioriteringsvinduer (som ikke blot sigter på salgsaktiviteter, men alle aktiviteter)!

5. Test Pomodoro-teknikken (eller tag en pause i ny og næ)

Pomodoro-teknikken blev udviklet af den italienske universitetsstuderende Francesco Cirilio tilbage i 1980’erne. Teknikken bygger på, at du arbejder i 25-minutters intervaller ved hjælp af et tomatformet æggeur (eller hvorfor ikke Pomodoro-tillægget til Chrome?).

Gør følgende: 1) Sæt dig ned med en opgave. 2) Stil uret på 25 minutter. 3) Arbejd med opgaven, indtil de 25 minutter er gået. 4) Sæt uret på pause i 5 minutter (din første pomodoro er klaret!). 5) Gentag de første 4 trin i alt 3 gange. Tag dernæst en lidt længere pause på 15 minutter. Effekten? Ifølge Cirilio bliver du 3 gange så effektiv. Kunne det være en ide at gøre forsøget? Selvom de eksakte regler måske ikke fungerer i netop dit tilfælde, er det måske slet ikke så dumt at tage en pause i ny og næ.

De ovennævnte tips er måske ikke ligefrem raketvidenskab – du ved sikkert allerede, at det er ting, du bør indføre i hverdagen, men af og til har man brug for en påmindelse om selv de mest indlysende ting. Jeg håber, at 80/20-reglen, Zapier, “boost-opgaven”, Eisenhowers fire vinduer og Pomodoro-teknikken kan give dig et ekstra spark til at blive mere produktiv. Go!

There are currently no comments.